Vapaaehtoistoiminnan henkilörekisteri (9.4.2024)
1. Rekisterinpitäjä
ADHD-liitto ry
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
adhd@adhdliitto.fi
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt
Kokemus- ja vertaistoiminta
Jenni Barnett-Erlandsson
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
jenni.barnett-erlandsson@adhd-liitto.fi
puh. 040 668 1732
Yhdistystoiminta
Noora Mattila
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
noora.mattila@adhd-liitto.fi
040 586 8860
Virtuaaliheimo-hanke/ADHOODS-palvelin
Marjo Hodju
marjo.hodju@adhd-liitto.fi
puh. 050 400 6478
3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu vapaaehtoistoiminnan toteuttamisen tai muun asiallisen yhteyden perusteella taikka sopimuksen täytäntöönpaneminen. Lisäksi käsittelyn perusteena on sopimus sekä henkilön erikseen antama suostumus terveystietojen osalta.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- vapaaehtoistehtäviin mukaan ottaminen
- vapaaehtoisvoimin toteutettavien toimintojen tuottaminen niille tahoille, jotka hakevat vapaaehtoistoiminnasta tukea tai tietoa.
4. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme vapaaehtoistoiminnan rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot: nimi*, ikä
- rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite*, puhelinnumero*, paikkakunta*, osoitetiedot
- Vapaaehtoistoimintaa koskevat tiedot: henkilön itse luovuttamat vapaaehtoistoiminnan kannalta olennaiset tiedot ja tiedot, joista ilmenee vapaaehtoistoiminnassa edellytyksenä olevat terveydelliset perusteet* (vertaistoiminnan, vertaisvanhempi- ja kokemustoiminnan sekä ADHOODS-palvelimen osalta).
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys vapaaehtoissuhteen syntymiselle sekä vertaistukea kaipaavan henkilön että vertaistukea antavan henkilön ja kokemustoimijana toimivan henkilön osalta.
5. Mistä saamme tietoja?
Saamme tiedot rekisteröidyiltä itseltään.
6. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Käsittelemme henkilötietoja itse hyödyntämättä henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. ADHD-liiton työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus. Hakemuksia käsittelevät ADHD-liiton kokemus- ja vertaistoiminnasta sekä ADHOODSin toiminnasta vastaavat työntekijät. Emme luovuta henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
7. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietoja ei tallenneta tietokoneiden henkilökohtaisille asemille. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella.
Toimintaan hakeutumisessa käytetty Lyyti-järjestelmä on luotu vakaalle virtuaalialustalle, joka fyysisesti sijaitsee Helsingissä. Palvelinsali on KATAKRI- ja VAHTI-auditoituja, mikä tarkoittaa niiden olevan turvallisuudeltaan yhteensopivia myös valtionhallinnon ja puolustusvoimien käyttöön. Lyytin toiminnassa on myös otettu KATAKRI-auditointikriteerit heidän omien turvallisuusmalliensa pohjaksi.
Nämä mallit on huomioitu Lyytin kokonaisturvallisuutta määrittelevässä turvallisuuspolitiikassa, sekä turvallisuusohjelmassa, joka määrittää käytännön toimenpiteitä teknologiaan, fyysiseen tilaan, sekä henkilöstöön liittyvissä asioissa. Rekisterin tietoihin pääsevät käsiksi vain ADHD-liiton asiantuntijat, joiden vastuualueena kokemus- ja vertaistoiminta sekä ADHOODSin toiminta on.
Tietoja säilytetään vapaaehtoistoiminnassa mukanaolon ajan. Säilytysajan umpeuduttua asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.
8. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
9. Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle/-henkilöille.
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.