Tapahtumarekisteri (23.11.2022)
1. Rekisterinpitäjä
ADHD-liitto ry
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
adhd@adhd-liitto.fi
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt
Minna Jääskeläinen
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
minna.jaaskelainen@adhd-liitto.fi
puh. 050 354 4325
Jari Hämäläinen
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
jari.hamalainen@adhd-liitto.fi
puh. 045 636 1842
3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun tapahtumasta tiedottamiseen tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- tiedottaa sähköisesti tapahtumasta
- palvelujen tuottaminen tapahtumaan osallistuville.
4. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme tapahtumarekisterin yhteydessä tiedottamiseen liittyen seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite*
- tieto rekisteröidyn edustamasta organisaatiosta.
Tapahtumaan osallistuvien kohdalla käsittelemme yllämainitun lisäksi seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot: nimi*, ikä
- rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
- asiakkuutta koskevat tiedot: asiakkaan itse luovuttamat tapahtumaan osallistumiseen liittyvät terveydelliset ja sosiaaliset tiedot.
- Perheille tai pariskunnille suunnatuissa tapahtumissa käsittelemme lisäksi tapahtumaan ilmoittautuneen antamat omaisten tiedot: perustiedot (nimi, ikä), yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot) ja asiakkuutta koskevat tiedot (tapahtumaan osallistumiseen liittyvät terveydelliset ja sosiaaliset tiedot.
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys tiedottamiselle ja asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman muita yllä mainittuja tapahtumaan osallistuvan tietoja emme voi tarjota tapahtumaa.
5. Mistä saamme tietoja?
Saamme tiedot julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten verkkosivuilta tai rekisteröidyltä itseltään. Tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti.
6. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Käsittelemme henkilötietoja itse hyödyntämättä henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. Henkilötietoja käsittelevät ADHD-liiton työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja.
Tapahtumissa työskentelevät henkilöt saavat tapahtumaan osallistuvien nimet ja muut osallistumisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Mikäli tapahtumaan kuuluu majoitus- tai ravitsemuspalveluita, luovutetaan palveluiden tuottajille tapahtumaan osallistuvien nimet ja mahdolliset erityisruokavaliot.
Mikäli tapahtuma saa taloudellista tukea Opintokeskus Sivikseltä, luovutamme Sivikselle seuraavat osallistujatiedot: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja sukupuoli. Siviksellä on oppilaitoksena oikeus kerätä jäsenjärjestöjensä toteuttamista koulutuksista nämä henkilötiedot.
Emme luovuta henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
7. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne ADHD-liiton työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietoja ei tallenneta tietokoneiden henkilökohtaisille asemille. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella.
Tapahtumaan ilmoittautumisessa käytetty Lyyti-työkalu on luotu vakaalle virtuaalialustalle, joka fyysisesti sijaitsee Helsingissä. Palvelinsali on KATAKRI- ja VAHTI-auditoituja, mikä tarkoittaa niiden olevan turvallisuudeltaan yhteensopivia myös valtionhallinnon ja puolustusvoimien käyttöön. Lyytin toiminnassa on myös otettu KATAKRI-auditointikriteerit heidän omien turvallisuusmalliensa pohjaksi.
Nämä mallit on huomioitu Lyytin kokonaisturvallisuutta määrittelevässä turvallisuuspolitiikassa, sekä turvallisuusohjelmassa, joka määrittää käytännön toimenpiteitä teknologiaan, fyysiseen tilaan, sekä henkilöstöön liittyvissä asioissa.
Tiedottamista varten kerätty rekisteri tuhotaan tapahtuman järjestämisen jälkeen, kun tapahtumaan liittyvä yhteydenottotarve poistuu. Mikäli rekisteröity on kieltänyt suoramarkkinoinnin, säilytetään rekisterissä kuitenkin suoramarkkinoinnin kieltoa koskeva tieto.
Tapahtumaan osallistuvien henkilötietoja ADHD-liitto säilyttää rekisterissä niin kauan, kuin käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Tarpeen päättyessä asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.
8. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai tiedon poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde.
Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
9. Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) nimetyille yhteyshenkilöille.
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.