HR-rekisteri (29.5.2018)
1. Rekisterinpitäjä
ADHD-liitto ry
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
adhd@adhd-liitto.fi
2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Nina Hovén
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
nina.hoven@adhd-liitto.fi
puh. 045 636 1841
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu sekä sopimus ja
työnantajavelvollisuuksien täyttäminen, koskien voimassa olevaa, vanhaa tai alkavaa työsuhdetta ADHD-liittoon.
3.1 Työsuhteessa olevat tai olleet työntekijät
Pitää rekisteriä työntekijöiden työsopimuksista ja niissä olevista tiedoista: nimi, osoite, syntymäaika ja mahdolliset muut työsuhteeseen liittyvät asiat.
Pitää rekisteriä työsuhteeseen muutoin liittyvistä asioista, kuten koulutussopimukset, loma-ajat ja muut vapaat.
Pitää rekisteriä, jossa on työtodistukset työsuhteen loppuessa ja muut työsuhteeseen liittyvät suositukset.
3.2 Työhakuprosessiin liittyvä henkilötietojen käsittely
Henkilön yksilöintitiedot: nimi, osoite, puhelin, sukupuoli, muu mahdollinen yksilöintitieto.
Henkilön tiedot itsestään: koulutus- ja työkokemustiedot, kielitaito sekä muut työnhakuun ja virantäyttöön liittyvät tarpeelliset tiedot, kuten esimerkiksi tietojärjestelmien käyttöön ja ajo-oikeuteen liittyvät tiedot.
Mahdollisten suosittelijoiden yhteystiedot.
4. Tietolähteet
Henkilörekisteriin merkittäviä tietoja saadaan säännönmukaisesti henkilöltä itseltään.
5. Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Henkilötietoja ei näin ollen myöskään siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa esimerkiksi viranomaisille lakiin perustuvan
vaatimuksen perusteella.
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten ja tietoja kerätään vain tarpeellinen määrä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen nähden.
6. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Säilytämme henkilötietoja vähintään rekrytointiprosessin keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, valtionavustuksiin liittyvä lainsäädäntö rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseä koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä
valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseen kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
8. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
9. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.