Kurssitoiminnan asiakasrekisteri (11.3.2021)
1. Rekisterinpitäjä
ADHD-liitto ry
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
adhd@adhd-liitto.fi
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Tuuli Korhonen
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
tuuli.korhonen@adhd-liitto.fi
puh. 045 657 7876
3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu kurssien toteuttamisen tai muun asiallisen yhteyden perusteella taikka sopimuksen täytäntöönpaneminen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- kurssilaisten valintojen tekeminen
- palvelujen tuottaminen kursseille valituille henkilöille
- kurssipalautteen kerääminen.
4. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme kurssitoiminnan asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot: nimi*, ikä
- rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
- asiakkuutta koskevat tiedot: asiakkaan itse luovuttamat kurssihakemuksen tiedot, joista ilmenevät kurssivalintaan ja kurssille osallistumiseen liittyvät terveydelliset ja sosiaaliset perusteet
- parisuhde- ja perhekurssien kohdalla käsittelemme lisäksi kurssihakijan ilmoittamat omaisten tiedot: perustiedot (nimi, ikä), yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot) ja asiakkuutta koskevat tiedot (kurssivalintaan ja kurssille osallistumiseen liittyvät terveydelliset ja sosiaaliset perusteet).
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman muita yllä mainittuja tietoja emme voi tarjota kurssitoimintaa.
5. Mistä saamme tietoja?
Saamme tiedot rekisteröidyltä itseltään tai hänen läheiseltään (ks. kohta nro. 4).
6. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Käsittelemme henkilötietoja itse hyödyntämättä henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita. ADHD-liiton työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus.
Hakemuksia ja niiden liitteitä käsittelevät ADHD-liiton kurssitoiminnan työntekijät.
Kurssityöntekijät saavat kursseille valittujen henkilöiden hakemuksista ja niiden liitteistä ilmi käyneet, kurssitoiminnan kannalta tarpeelliset tiedot.
Mikäli kurssille kuuluu tarjoiluita tai majoitusta, ostetaan ko. palveluita tuottavilta tahoilta. Heille luovutetaan majoittujien nimet ja mahdolliset erityisruokavaliot.
Laskutukseen ja palautekyselyyn liittyen henkilötietoja voi käsitellä ADHD-liiton työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja.
Kurssilaisten nimitiedot (etu- ja sukunimi) luovutetaan Opintokeskus Sivikselle sellaisten kurssien osalta, joita Opintokeskus Sivis tukee. Emme luovuta henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
7. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietoja ei tallenneta tietokoneiden henkilökohtaisille asemille. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella.
Kurssihakemuksissa käytetty Lyyti-työkalu siirtää tiedot suojatun yhteyden yli palvelimilleen, missä tiedot ovat salatussa muodossa. Palvelimet sijaitsevat lukitussa tilassa, ja niiden fyysinen sijainti on vain niiden henkilöiden tiedossa, joiden toimenkuva tietoa edellyttää. Rekisterin tietoihin pääsevät käsiksi vain ADHD-liiton sopeutumisvalmennustoiminnan työntekijät.
Rahoittajamme Sosiaali- ja terveysministeriö velvoittaa noudattamaan valtioneuvoston asetusta (AvA 1552/2016 14 §, 1 mom., 4. kohta), jonka mukaan asiakkaiden valintaa koskevia asiakirjoja tulee säilyttää samalla tavoin kuin tositteita.
Kirjanpitolaki (1336/1997, 10 § 2 mom.) linjaa, että tositteiden säilytysaika on kuusi (6) vuotta. Koska asiakkaiden valinta tehdään hakemusten ja aikaisemmin myös liitteiden pohjalta, tulkitaan molemmat valintaa koskeviksi asiakirjoiksi.
Kirjalliset hakemukset (ja hakemusten liitteet) säilytetään lukituissa tiloissa ja niihin on pääsy vain ADHD-liiton sopeutumisvalmennustoiminnan
työntekijöillä. Säilytysajan umpeuduttua asiakirjat hävitetään tietoturvallisesti.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen.
8. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
9. Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.