Jäsenrekisteri (11.3.2022)
1. Rekisterinpitäjä
ADHD-liitto ry
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
adhd@adhd-liitto.fi
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt
Minna Jääskeläinen
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
minna.jaaskelainen@adhd-liitto.fi
puh. 050 354 4325
Jari Hämäläinen
Rajatorpantie 8 B, 01600 Vantaa
jari.hamalainen@adhd-liitto.fi
puh. 045 636 1842
3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus?
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset sekä oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- jäsenpalvelut
- jäsenviestintä
- yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen.
4. Mitä tietoja käsittelemme?
Käsittelemme jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- rekisteröidyn perustiedot: nimi*, ikä
- rekisteröidyn yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
- yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöä koskevat tiedot
- jäsenyystiedot (jäsenyyden kesto, jäsenlaji)
- jäsenmaksutiedot (ADHD-liitto hoitaa jäsenlaskutuksen joidenkin jäsenyhdistystensä puolesta).
Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman muita yllä mainittuja tietoja emme voi tarjota jäsenpalveluita ja tietoa toiminnasta.
5. Mistä saamme tietoja?
Saamme tiedot rekisteröidyiltä itseltään. Rekisteröidyt ovat hakeneet liiton jäsenyyttä joko vapaamuotoisella hakemuksella (jäsenyhdistykset) tai liiton verkkosivujen kautta löytyvällä lomakkeella (henkilöjäsenet ja kannatusjäsenet).
6. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Tietoja säilytetään rekisterijärjestelmässä, jonka IT-hallinnan olemme ulkoistaneet ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Emme luovuta henkilötietoja EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
7. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietoja ei tallenneta tietokoneiden henkilökohtaisille asemille, eikä niistä säilytetä
manuaalista aineistoa. Tietoja säilytetään ulkopuolisen palveluntarjoajan salauksin ja palomuurein suojatuilla palvelimilla. Palomuureilta on vain välttämättömät portit auki julkiseen verkkoon.
Säilytämme jäsentietoja vähintään jäsenyyden keston ajan, ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
8. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat jäsenrekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
9. Kehen voit olla yhteydessä?
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kohdassa kaksi (2) nimetyille yhteyshenkilöille.
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.